做到这些,就不怕行政老师为难你了
来源 : 科学之家   发布时间 : 2016-09-02 17:52   浏览 : [ ]
如果在学校各部门办公室外都装一个服务满意度评价的设备,那么满意度最低的一定是行政楼办公室。

无论老师或者学生,只要是不关系到自己切身利益的事,大家都不会太放在心上。一般而言,行政老师的切身利益是指奖金、晋升、工作不出错、申请到课题、比赛得奖、外出借调等等。为学校做出切实贡献、熬到一定年限,自然可以获得奖金、晋升。所以,对于行政老师来说,关键是处理好与同事和上级领导的关系,解决好同学们的“问题”。只要能够抓住主要矛盾,保持核心竞争力,学校就不会轻易动那块属于他们的蛋糕。行政人员的考核晋升里并没有服务满意度方面的要求,这种晋升导向,导致服务质量变成他们的良心活。这就好比很多高校教师只关注科研成果,不关心教学质量。

我在浙江一所高校的研究生院担任了一年助管,跟另外两位老师并排坐在一个办公室里,耳濡目染,受益匪浅。临别前,一位即将退休的老师对我说:"有些时候,中国的事情也真是奇怪。好不容易你学会怎么做了,却又要走了。不过对你来说也好,在机关单位待过,知道一些事,以后处事相对容易些。"

其实,情商高的人,为人处世喜欢追求双赢。我们去行政楼,不仅是要解决自己的事,也需要注意在这一过程中不给行政老师带来一丝不快,这也是一种”双赢“。这就要求我们知悟人性,掌握一些基本的人情世故。

首先,找行政老师办事一定要挑一个正确的时间。一般说来,周一上午有例会,不建议去。工作日内也不要赶在正常的上下班时间去,因为在没有实行打卡上班的高校,行政老师不会准时上下班,一般误差20分钟。此外,建议提前打电话确认,万一遇到老师出差的情况可就麻烦了。

其次,每个办公室都有各自的工作职责,为了不给老师增添麻烦,找对办公室也是一门技术活。各个高校、用人单位都有自己的办事规章,同时,因为各职能部门职权清晰——”谁签字,谁负责“——所以大家都不愿自找麻烦,而且会尽可能把责任往下压。我们去找学校的职能部门办事之前,不妨翻一翻学校发给我们的《研究生手册》,了解学校的规章制度与办事程序。在这信息公开挂网的年代里,也建议大家平时定期登陆职能部门的官网,关注学校、学院的政策与资讯,否则一旦错过四六级报名、课题申请、奖励申报的时间就比较麻烦了。当然,事前需要下载相应的表格,按照要求认真填写,毕竟一旦材料不齐,返工也很浪费时间。

行政老师以按章程办事为原则,环环相扣、集中统一。如果有同学想搞“特殊化”,显然会增加他们的工作量,给他们的工作带来一定的麻烦。比如,若一方高校不认同另一方高校的要求,试图打破各自原有的程序,双方就会产生分歧。这时,负责任的老师为了维护学生的利益,一般会主动要求跟对方高校联络,协商沟通解决。

再次,进门的时候要有礼貌,学会敲门、问候老师、说明来意。我在办公室见到很多前来敲章、办事的同学,给我留下较好印象的就是那些有礼貌、而且能把事情说清楚的人。有的同学虽然因为紧张,话都说不好,但是态度诚恳,我们也乐意帮助他们。但还有一些同学,一进门就以命令式的生硬口吻和老师对话,似乎对方欠他多少钱没还,让人感受到的潜台词是"这就是你们该做的,赶紧给我做好",这类目中无人的同学就很容易碰壁。有些老师以最严格的程序给这类同学办理,这不是自找麻烦吗?

第四,态度诚恳、积极争取。行政工作的本质是管理与服务。虽然看上去清闲,但在开学、放假前、毕业前的那段时间,行政部门经常有忙不完的事。遇到工作任务重、时间紧的情形,办公室老大不想在接电话上浪费过多时间,通常会让我先接,有要紧的事再把电话转交老大,另外一位老师也心领神会,互相帮衬。这时如果再遇到学生来办事,可能就会推说现在没时间、过几天再弄。因为当老师在忙的时候,头绪纷乱,可能可能你这小小的一个打扰就会耽误正常的工作,所以他们不能被学生牵着走。但办公室老大经过多年的历练,通常还是很负责任的。起初,我在办公室很不上道,见到陌生老师也不主动打招呼。办公室老大就一脸嫌弃地跟我说:“以后要有礼貌,老师都跟你打招呼了,你也要问好。如果有人在办公室外徘徊,要热情询问有什么事……”

到办公室后,要有眼色,或者看门外的岗位介绍牌,大致了解办公室内的人员分布情况。坐在中间的老师一般是老大(科长),可以先向他说明问题。在得不到确定答复或者得到否定答复的情况下,建议多跟老师沟(墨)通(迹)一会,不要一走了之。通常老师也会被这样真诚的提问所打动,事情往往还能有转机。又或者等老师手头的事情办完了,看你态度还挺诚恳,也会尽量先帮你的忙;就算真的帮不上忙,一般也会告诉你其他方法。有些同学违反了学校规定,但未触及原则底线,这往往会遭到老师严厉的批评教育。但没必要太过慌乱,他么只是通过"吓吓你"的方式,让你重新重视这件事罢了,所以只要改过来就是。

当然,有的老师确实脾气比较暴躁,说话直接,但秉性纯良,也还是会积极给我们解决问题。这就需要我们耐心地倾听,毕竟理解与沟通往往能够取得意想不到的效果。老师也是人,也会有心情烦躁抑郁的时候,但他们也会意识到自己的态度有问题,过后可能还会跟你道歉。反过来想,你所办的事情其实只对你有利,与他们并无直接利益关系,这也是他们办事积极性不高的原因之一,所以你反复向老师强调这件事的重要性也是毫无用处。我们学生需要做的就是摆正心态,礼貌诚恳,耐心地等待。

将心比心,其实大家都不容易。大多数行政老师,当年因为在校表现优异才得以留校,现在却要一天到晚坐办公室,对着电脑做表格做到头晕眼花,不仅要承受较大的工作压力,还要对上级领导“言听计从”……此外,不少同学总想着拿行政领导压行政老师,这种方法虽然简单粗暴,但由于领导和老师通常是坐同一条船的,为了日后更好开展工作,一般不会特殊处理。也就是说,你没有依据,同样难以解决问题,还会引起老师的反感,得不偿失,此法请谨慎使用。


总之,我接触到的大部分行政老师还是比较负责任的。只要我们抱着诚恳的态度,借由充分的沟通(偶尔装回孙子又不会少块肉),就能把自己的事情解决好,也能让行政老师觉得舒心。其实,这也是与人打交道的生活经验,做学术固然也少不了与人打交道,双赢才是最好的结果。
文章来源: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MjM5MDAyMzQyMQ==&mid=2650597002&idx=1&sn=d8374ae35f8f2c817431a76382fb15b3&ptlang=2052&ADUIN=799069024&ADSESSION=1472778439&ADTAG=CLIENT.QQ.5425_.0&ADPUBNO=26509#rd
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