这样做汇报PPT 老板会越来越重视你 | 经验分享
来源 : 科学之家   发布时间 : 2016-10-24 10:15   浏览 : [ ]
我只是刚踏入科研门槛的小小博士一个,谈不上分享经验,更不敢畅谈,之前的一点点小的心得体会都已现学现卖了,有兴趣的虫子可以搜索一下我的主题贴,这次受版主邀请,思来想去决定说一说自己制作ppt方面的一些经验谈。

我在这里所说的ppt主要是针对跟老板汇报工作时所使用的ppt,也许并不适合于其他场合的交流,各位看官稍安勿躁,待我细细道来。

身边有很多的同学如此埋怨:老板不管我,一年到头见不到老板几面。诸如此类数不胜数。我曾经也抱有此种想法,直到去年底和带过我三个月的一位老师一起吃饭,我和他谈到这个问题,他说:那不是老板的问题,是你的问题。简单的一句话让我想了很多,作为学生,我们总是惯性思维的让老板了指导我们,却从来没有换一个角度思考:何不主动骚扰老板?这就涉及到一个主动和老板沟通的问题。

我想,没有老板会反感学生找他讨论问题,当然,前提是在找老板之前自己一定要先思考一番,想明白自己课题的进展情况,有哪些突破?有哪些困难?遇到了什么样的瓶颈?陷入了什么样的困境?在老板眼里,可以容忍一个犯错误的学生(当然,愚蠢错误除外),但绝不会对一个没有思想的学生有好感。我曾经当着我大老板(算的上个小有名气的牛人吧)的面说:i’m a student here, in some sense, my job is to make mistakes,老板听后完全没有对我有任何不满,相反,他给了我更多的信任和鼓励。

问题的关键在于:思考。尽量深刻的分析自己的实验结果,有理有据的对各个结果进行关联,一些问题可以没有答案,但万万不能没有思考。

激动了,说远了……对于工作汇报,我一位师兄如是说:"一定要重视,一定要好好准备,一年和老板见不了几次,这种机会一定要抓住。"我不喜欢人云亦云的大道理,但这几句话中的深意,还请各位虫友自己体会。

个人认为,一个组内汇报的ppt具有如下的特点:

1、简约,严谨的风格

大多数时候,组内汇报是在没有"外人"的情况下进行的,因此从ppt的整体风格上说,应该是简约,朴素的,没有必要专门做一个封面,封底,在内容上也应尽量避免使用非素材图。

我所有的汇报ppt都是以上次老板交代的要点为封面,很简单的,1,2,3条,封底简单的写一个thank you,可以用Monotype Corsiva字体,个人认为打在幕布上非常漂亮。

除简约之外,一定要注意这是一个科学研究结果的ppt,因此一定要有一种严谨的风格贯穿整个ppt,这里的严谨除了常说的科研态度外,还有一层意思:ppt文件的工整。举例说,整个ppt文档的字体,字号是否一致,图表是否都有标题和必要的实验条件说明,图是否有frame,表是不是三线式,该上标和该下标的有没有标正确。

我的经验是:一个30页之内的ppt文档,最好不要使用超过3种字体,否则会给人比较乱的感觉,一般,英文可以使用times new roman 或arial,中文使用宋体或楷体。这里推荐一个英文字体:Comic Sans MS,这个字体比较有手写的感觉,因此非常适合来高亮表达自己思考的关键词,各位虫友不妨一试。

关于字号,需要注意在投影打出来以后要能看清楚,当然过大的字体会减少一页ppt内能够表达的内容,给人空洞的感觉,这很不好。一般描述性内容的字体不会出现过多的问题,只需要注意前后页面中相应内容上字号的一致就可以了,有时某一页上描述性内容比较多也可以适当的减小字体,需要注意的是图表中的字体,尤其是origin作图中的图示以及坐标轴名称和刻度,这些最好能做的和内容字号协调,可以在做ppt的时候不断的按shift+F5来全屏演示,从而修正字号。最后,所有的图表都使用正式文章的格式,带frame,刻度inside,表采用三线式。

2、明确的表述

作为一个科学内容的ppt,其中的表达一定要做到明确。这里的明确有两个意思:首先内容上不能前后有矛盾和错误,其次思路最好能够顺畅。

就第一点来说,我想并不难做到,只要在做ppt的时候细心认真,就不会出现前后内容上的不一致。但要注意这一点其实很重要,试想,如果老板看到你的ppt上前后结果不符,虽然这有可能只是你的一个输入错误造成的,但是一定会影响心情。记得我的一位师兄在一次汇报中将选择性和转化率的数据在两个表中弄混了,正好他那次的工作做的不太好,结果老板大发雷霆……

第二点,思路的顺畅。这一点是因人而异的,毕竟就算同一个课题,不同的人做就有不同的想法,我们在汇报工作的ppt中最好能够按照工作内容的思路来展现自己的工作。

我在做ppt时一般是这样:第一页列出上次汇报中老师提出的问题和计划,第二页列出这段时间的工作内容提纲,然后开始按照提纲进行结果和讨论的部分,这部分是重点,遇到什么问题,如何解决,为了解决这个问题想到了什么样的实验方法,最后问题是否得到了解决等等。这其中适时的插入一些总结和讨论,仔细思考,将自己在各个方面的实验结果联系起来,如果能够相互映证当然最好,不能的话应提出造成这种“矛盾”可能的原因,除此之外,实验过程中还遇到什么样的困难,需要如何解决。最后,下一步工作计划,要如何做,还有什么需要。

按照这样的方法,我可以很清楚的表达自己的想法,而老板也对我的课题日益重视,在至今的两年时间里,已经先后置办了固定反应器、真空干燥箱、质谱、TPR(在建)等一系列设备,至于我实验中签的表征许可单,就数不清了。当然,老板不在乎花钱,但是这钱一定要花的值得,我所置办的设备都在经常运行并得到良好的维护,我所做的表征很少有废掉没有用的,几乎每一个数据都反映在了汇报ppt中。

3、阶段工作的体现

我有一个很好的朋友(希望他看到后不要介意),每次做汇报ppt的时候都会觉得自己没东西,一做ppt就只有10页左右,然而实际情况是他工作非常刻苦,实验转起来没有一天是停下来的,和他交流后我发现他存在两个问题:(1)、自己觉得一些结果不好,(2)、在结果的表达方式上有问题。

首先第一个问题,结果好不好。结果好不好?其实充某种意义上来说,好结果和坏结果都是"好结果",或者说都是"真结果"。我一直有一个不成熟的观点:现在的科研不论是非,而论原因,用我常说的一句话来说:你说自己的催化剂多好多好是发不了好文章的,只有说出为什么好才有可能成为一篇好文章。

其次,结果的表述问题。一组结果如何表达是很有讲究的,如折线图适宜表达变化趋势,饼状图有利于表达相对份额等等。通过合适的表达方式,往往能够是自己的结果一目了然,有助于发现实验结果之间的规律。

4、个人思考的展现

写到这里,不知不觉发现本来应该放在这里的东西有很大一部分已经在上面的内容中说过了。回头看看上面的内容,其实一直再说的就是思想二字。一定要通过恰当的方式表达出自己对课题的思考和对结果的分析,以及对这些分析结果的思考。

箭头是一种非常好的表达思路的符号,但是我个人十分的不推荐powerpoint软件中的箭头工具,不管是直箭头还是弯箭头都太太难看了,我个人推荐画直线或自由曲线后,双击曲线,然后在顶端、尾端加箭头状,然后通过设置线条的粗细来控制箭头的大小,这样做的原因在前面提到过,能够造成一种手绘的印象,从而给人以思考过程的感觉,大家可以尝试一下。

5、简洁,明快,美观

这里主要涉及的是美术方面的问题,也是最最仁者见仁的地方。我个人认为工作汇报的ppt应该使用浅色背景,最好是白色的背景,用我们老板的话说:"白色是最容易配色的颜色"。在ppt的左上角做一条直线,加粗一点,然后使用颜色渐变,将整个页面分成上下两部分,上面写一些标题性内容,下面则是正文。

对于一些高亮的文本框,最好使用浅色背景,如浅红色,浅蓝色,浅黄色,这时的字体颜色最好还是使用黑色,如果有非常重要的信息,如比较重要的实验发现等,可以使用较深的蓝色背景配亮黄色的字体,会非常醒目。就配色而言,其实说来倒去就一句话,反差要大。

还有一点就是关于模板的选择问题,看看小木虫的资源区,提供ppt模板的帖子太多太多了,然而说实话,我认为能够符合简单淡雅的少之又少。经常是下了一百多个模板,删到最后只剩一两个。当然,对于模板个人有个人的爱好,总的来说,绝大多数老板都不喜欢颜色太过丰富,结构太过复杂的模板。

最后,素材的问题,网上的素材库其实不少,但是精美的不多,我在这里推荐一个:罗兰贝格的精美PPT图库。另外,之前提到的一些不好的模板中往往会带有一些不错的素材图案,可以保留下来。

洋洋洒洒,熬了两个通宵写出的东西,看了看乱七八糟的,就这样吧,希望对有耐心看完的和不太有耐心跳着看的以及没有耐心看了几个字的童鞋有帮助。

请大家轻点拍,那星爷的话说叫:创作这个东西是很主观的。呵呵。
文章来源: http://mp.weixin.qq.com/s?__biz=MjM5MDAyMzQyMQ==&mid=403112301&idx=1&sn=e81bddf3c9e042f025c7e7ada3ab2dd7#rd
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